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Virtuelle Assistentin Früher oder später ergibt sich bei jedem Beisammensein die eine Frage: „Und… was machst du beruflich?“. Wer dann mit „Ich bin virtuelle Assistentin!“ antwortet, erntet eher ratlose und sogar skeptische Blicke. Während die einen sich unter dem Begriff nichts vorstellen können, denken andere an Spieler-Avatare oder an Matrix. Dabei sind VPAs Personen aus Fleisch und Blut und arbeiten selbstständig. Klar, der Job ist nicht so eindeutig zu verstehen wie andere Berufe. Bei einem Bankangestellten oder Fleischer hat wohl jeder gleich ein Bild im Kopf. Aber eine VPA? Ist das überhaupt ein seriöser Beruf? Ja, das ist er. Ein virtueller persönlicher Assistent übernimmt Supportdienste für Unternehmer, Freiberufler oder Privatpersonen. Dazu muss er oder sie sich nicht am selben Standort befinden. Die persönlichen Assistenten erledigen ihre Fernarbeit im heimischen Office. Sie können allerdings auch als digitaler Nomade dort arbeiten, wo andere Urlaub machen. Die Berufsbezeichnung ist dabei nicht so neu, wie sie klingt: Der Begriff der VPAs kam in den 1990er Jahren auf. Technologische Verbesserungen wie Hochgeschwindigkeitsinternet und günstige Mobilverbindungen ermöglichten die Zusammenarbeit aus der Ferne. VPAs profitieren von den abwechslungsreichen und selbstorganisierten Aufträgen. Die meisten denken dabei wohl eher an Reservierungen, Flugbuchungen oder Terminvereinbarungen, doch das Aufgabenspektrum ist weitaus größer. Virtuelle Helfer sind vor allem von Unternehmern gefragt, die Hilfe benötigen, aber keine Mitarbeiter an ihrem Standort einstellen möchten. VPAs stärken ihrem Auftraggeber in zahlreichen Gebieten den Rücken. Viele kleine und mittlere Unternehmen nutzen die Unterstützung für Aufgaben wie das Social Media Marketing. Ob bei der Buchhaltung, dem Copywriting, bei der Kundenkommunikation oder beim Content Marketing: Langweilig wird die Zusammenarbeit für eine VA sicher nicht. So bietet die Arbeit als VPA einen relativ leichten Einstieg in das ortsunabhängige Arbeiten. Das Internet ist das Kommunikationsmittel Nummer eins. In den englischsprachigen Ländern ist die Fernarbeit fortgeschrittener als in Deutschland. Auch die Berufsbezeichnung ist dort bekannter. Vorteile bieten sich sowohl für die virtuellen Freelancer als auch für den Kunden. Arbeitgeber bezahlen schließlich nur für die tatsächlich geleistete Arbeit. Sie müssen keinen Arbeitsplatz bereitstellen und sparen sich die Personalkosten. Dazu kommt, dass die Freelancer flexibel ortsunabhängig arbeiten. So brauchen sich Auftraggeber nicht auf die Auswahl der Arbeitskräfte vor Ort beschränken. Sie können weltweit Stellenangebote ausschreiben. Arbeitet deine VPA beispielsweise im Ausland profitierst du von ihren zusätzlichen Sprachkenntnissen. Ortsunabhängig sein und als digitaler Nomade arbeiten? Die virtuellen Helfer können tatsächlich dort arbeiten, wo andere Urlaub machen. Doch nicht nur für Weltenbummler lohnt sich der Job. Meist sind es hoch qualifizierte Mütter, die sowohl familiäre als auch berufliche Pflichten mit der Fernarbeit besser miteinander vereinbaren. Für Auswanderer lohnt sich die Option ebenfalls: Als virtueller Assistent können sie weiterhin ihr Einkommen vom deutschsprachigen Arbeitsmarkt beziehen. Der Start in die Selbstständigkeit ist dabei denkbar einfach: Je nach Themengebiet braucht es lediglich einen Computer und eine stabile Internetverbindung. Der Clou ist also, dass die VPAs virtuell übers Internet arbeiten. Für den Solopreneur fallen finanzielle Hürden wie Versicherungen, fixe Personalkosten sowie Steuern für den Arbeitsplatz einfach weg. Und wie funktioniert das mit der Abrechnung fragst du dich? Klingt ja erstmal spannend – einfach Stundenpakete buchen und die Arbeit wird erledigt. Du buchst einfach eine feste Anzahl an Stunden und weißt genau, was du zu zahlen hast. Als Privatunternehmer kommt früher oder später der Fall, dass es dir unmöglich ist, alle Arbeiten selbst zu erledigen. Das ist weder effizient, noch effektiv. Stellst du einen virtuellen Assistenten ein, kannst du dich flexibel auf deine Hauptaufgaben konzentrieren. Außerdem sind deine virtuellen Freelancer auf ihren Spezialgebieten wahrscheinlich besser als du. Auf lange Sicht kommst du günstiger und schneller bei weg, wenn andere deine Aufträge erledigen, für die du keine Qualifikationen besitzt. Der erste Schritt bei der Einstellung eines virtuellen Helfers ist das Erstellen einer Liste der Aufgaben, die du auslagern möchtest. Konzentriere dich dabei auf Aktivitäten, die zu viel Zeit in Anspruch nehmen. Das Verwalten unzähliger E-Mails raubt dir den letzten Nerv? Setze die Aufgabe ganz oben auf deine Liste. Technische Probleme mit deiner Webseite sind der Zeitkiller Nummer eins? Delegiere die Aufgabe einfach! Der nächste Schritt ist die Festlegung, wer eingestellt werden soll. Es gibt viele Möglichkeiten, einen virtuellen Helfer zu buchen. Du kannst beispielsweise mit einer Agentur arbeiten. Die Agentur vermittelt dir flexibel die passende VA auf der Grundlage der benötigten Dienste.